18. DEVLET MEMURLARI SİCİL YÖNETMELİĞİ

 

 

DEVLET MEMURLARI SİCİL YÖNETMELİĞİ

 

Madde 1- Bu yönetmeliğin amacı, Devlet memurunun mesleki ehliyetinin tesbiti için sicilinde bulunacak bilgileri, ayrılış sicilinin verileceği halleri, sicil raporunun şeklini, taşıyacağı soruları, sicil raporlarının doldurulmasında uygulanacak not usulünü, notların derecelendirilmesini, düzenleme zamanını, uyarılan memurlarla yapılacak itirazları ve bunları inceleyecek mercileri, sicil raporlarının muhafazası ile görevli makamlara dair esasları, vali ve kaymakamların hangi memurların birinci, ikinci ve üçüncü sicil amirleri olduklarını, hangi memurlar hakkında da ek sicil raporu vereceklerini ve diğer hususları düzenlemektir.

 

Madde 2- Bu yönetmelik 657 sayılı devlet memurları kanununun değişik 1. maddesinin 1. fıkrası kapsamına giren memurlar hakkında uygulanır.

 

Madde 4- Kamu kurumlarına memur olarak atananlar kurumlarca tutulan memur kütüklerine kaydedilirler. Her memura ayrı bir numara verilir. Kütüğün her memura ait bölümüne, memurun, adı, soyadı, cinsiyeti, doğum tarihi ve yeri, öğrenimi, kadrosu, işe başlama ve işten ayrılma tarihi ve sebebi kaydedilir. Memur kütükleri, özlük ve işleri birimlerince tutulur.

 

Madde 5- Kurumlarca her memura kimlik belgesi olarak kullanılmak üzere memur cüzdanı verilir. Memur cüzdanında memurun adı, soyadı, doğum yeri, doğum tarihi ve görevi belirtilir. Herhangi bir sebepten kurumdan ayrılanlardan memur cüzdanları geri alınır.

 

Madde 6- Her memur için kurumlarınca bir özlük dosyası düzenlenir. Bu dosyada memurun adı ve soyadı, kütük sıra numarası, doğum tarihi ve yeri, cinsiyeti, medeni hali, nüfus hüviyeti cüzdanı ile öğrenim belgesinin dairece tasdik edilmiş suretleri, bakmakla yükümlü olduğu kimseler, öğrenim durumu, bildiği yabancı diller ve derecesi, yaptığı lisans üstü eğitimi, staj ve incelemeleri, sınıfı, derece ve kademesi, mecburi hizmetleri, askerlik durumu, adaylık ve asli memurluğa atanma ve işe başlama tarihi, derece ve kademe ilerlemeleri, imtihan başarı dereceleri, sınıf ve yer değişiklikleri, hizmet içi eğitim durumu, siciline işaretlenmek üzere kendisi tarafından verilen yayın ve eserleri aldığı takdirname ve ödüller, hakkında yapılan disiplin soruşturmalarına dair evrak ve verilen disiplin cezaları, herhangi bir suçtan dolayı hakkında dava açılmış ise hükümlülük(affedilmiş olsa bile), men-i muhakeme veya beraat kararı, sağlık durumuna, görevden uzaklaştırma, yaptığı fahri hizmetler, aldığı

izinlere ait bilgi ve belgeler ile memurluğa alınırken istenen diğer belgeler bulunur.

 

Madde 7- Her devlet memurunun bir sicil dosyası bulunur. Sicil dosyalarına sicil amirlerince düzenlenen gizli sicil raporları ile varsa müfettişler tarafından verilen denetleme raporları, sicil not defteri, mal beyannameleri,vali ve kaymakamlarca düzenlenen ek sicil raporları konulur.

 

Madde 8- Kurumlarca her memur için sayfaları müteselsil numaralı ve mühürlü, yapılan gözetim veya denetim konusu ile tarihinin ve amirinin düşüncesinin kaydedileceği bölümleri dönem esasına göre düzenlenmiş bulunan sicil not defterleri hazırlanarak bunları kullanacak olan ilk sicil amirlerine dağıtılır.

 

Madde 9- İlk sicil amirlerinin, sicil döneminde yaptıkları gözetim veya denetim sonunda memurlarda tesbit ettikleri olumlu veya olumsuz tutum ve davranışları, üçer aylık dönemler itibariyle sicil not defterinin ilgili bölümüne, düşünceleriyle birlikte, kaydetmeleri şarttır. Kayıtlarda gözetim veya denetim tarihi, konusu, yeri, teferruatlı bir şekilde belli edilir. Kayıtlar memurların mesleki ehliyetleriyle birlikte genel durum ve davranışlarının da değerlendirilmesini sağlayacak şekilde tutulur. Kayda değer bir durum bulunmadığı takdirde memur hakkında ilk sicil amirinde teşekkül etmiş kanaatlere göre hizmetin, çok başarılı, başarılı, vasat, yetersiz veya henüz kanaat edilmemişse memurun denenmekte ve denetlenmekte olduğu belirtilerek o dönemin kaydı tamamlanır.

     Görevlerinden ayrılan ilk sicil amirleri, sicil not defterlerini ilgili memurların yeni göreve başlayacak sicil amirine verilmek üzere sicil raporlarını saklamakla görevli makamlara teslim ederler.

 

Madde 10- Devlet memurlarının ehliyetlerinin tesbitinde, kademe ilerlemelerinde derece yükselmelerinde, emekliye çıkarma veya hizmetle ilişkilerinin kesilmesinde, özlük ve sicil dosyaları başlıca dayanaktır. Kurum değiştiren memurların özlük ve sicil dosyaları yeni kurumlarına eksiksiz olarak gönderilir.

 

Madde 11- Kurumlarca,bu yönetmeliğe ekli sicil raporlarını doldurarak, memurların mesleki ehliyetlerini ve şahsi kusur ve meziyetlerini tesbit yetkisi tanınacak sicil amirleri 657 s.Dev.Mem.Kanununa 112 maddesi uyarınca yürürlüğe konulacak yönetmeliklerle belirtilir.

 

Madde 12- Gizli sicil raporları her yılın Aralık ayının 2.yarısı içinde doldurulur. raporların ilgililerce en geç 31 Aralık günü, tatile rastladığı takdirde müteakip çalışma günü mesai saati sonuna kadar bunları muhafaza ile görevli makamlara teslim edilmesi şarttır.

     Her ne sebeple olursa olsun sicil raporlarını,1.fıkrada belirtilen tarihlerden sonra teslim edenler hakkında idari soruşturma açılır.

     Aday memurların sicil raporları işe başladığı tarihi takip eden 1. yılın dolmasından sonraki 15 gün içinde, 2 yıl süreyle adaylığa tabi tutulan aday memurların 2. yıl sicilleri aynı şekilde doldurulur.

 

Madde 13- Haklarında sicil raporları düzenlenecek memurların, değerlendirilmelerini yapacak sicil amirlerinin yanında en az 6 ay çalışmış olması şarttır.

 

Madde 14- Bir görevde 6 ay veya daha fazla bir süre bulunup başka göreve atananların sicil raporları, bunların atanmalarından önceki sicil amirlerince ayrıldıkları tarihi takip eden 15 gün içinde doldurulur ve yeni görev yerlerine gönderilmek üzere ilgili makamlara teslim edilir.

 

Madde 15- Her derecedeki sicil amirleri,sicil raporlarını doldururken sicil not defterlerindeki kayıtlardan yararlanırlar. İlk sicil amirleri doldurdukları sicil raporlarıyla birlikte sicil not defterlerini 2.ve bunlarda gerektiğinde 3. sicil amirlerine gönderirler. Üst sicil amirleri sicil not defterlerinin 9.maddedeki esaslara uygunluğunu tesbit ettikten sonra kendi düşüncelerine ve mevcut kayıtlardan yararlanarak edindikleri kanaate göre sicil raporlarını doldurur.

 

Madde 16- Sicil amirleri, sicil raporunun memurların mesleki, yöneticilik ve yurt dışı görevlerdeki ehliyetlerinin belirlenmesini sağlayan soruların her birini, ihtiva ettikleri unsurları esas almak suretiyle 100 tam not üzerinden değerlendirir ve sorulara verdikleri notların toplamını soru sayısına bölerek memurların sicil notunu tesbit ederler. Her bir sicil amirince bu şekilde belirlenen sicil notlarının toplamının sicil amiri sayısına bölünmesi sureti ile de memurların sicil notu ortalaması bulunur ve sicil notu ortalaması:

a)60'dan 75'e kadar orta,

b)76'dan 89'a kadar iyi,

c)90'dan 100'e kadar çok iyi, derecede başarılı olmuş, olumlu;

d)59 ve daha aşağı not alanlar ise yetersiz görülmüş, olumsuz sicil almış sayılır.

 

Madde 17- Sicil amirleri sicil raporlarını doldurdukları her memuru;

a)Dış görünüşü (kılık-kıyafet),

b)Zeka derecesi ve kavrayış kabiliyeti,

c)Azim ve sebatkarlık, dürüstlük, sır saklamada güvenirlilik ve beşeri münasebetlerdeki başarısı,

d)Alkol, kumar vb. alışkanlıklarını memuriyetle bağdaşmayacak ölçüde sürdürme gibi haller,

e)Güvenilir olmama, şahsi menfaatlerini aşırı ölçüde düşünme, yalan söyleme, dedikodu yapma, kıskançlık, kin tutma gibi kötü huy ve davranışları, bakımından genel bir değerlendirmeye tabi tutarlar.

 

Madde 18- Sicil raporları önceden hazırlanan müsveddelerden yaralanılarak her hangi bir silinti ve kazıntı yapılmaksızın doldurulur. Müsveddeler imha edilir. Fazla ve yanlış yazılan kelime veya notlar okunacak surette çizilerek doğrusu yazıldıktan sonra keyfiyet imza ile tevsik edilir.

 

Madde 19- Sicil amirleri, sicil raporlarını itinalı, doğru ve tarafsız bir şekilde düzenlerken devlete sadakat ve bağlılığı, memuriyet sıfatının gerektirdiği şeref ve itibar ile hizmetlerin süratli ve ekonomik bir şekilde yürütülmesini, yetenekli ve güvenilir memurların yükselmelerini, diğerlerinin ise kamu hizmetlerinden uzaklaştırılmaları gerektiğini esas alır.

     Sicil amirlerinin maiyetlerinde çalışan memurların değerlendirmedeki başarıları, üst sicil amirleri tarafından kendisinin değerlendirilmesinde de dikkate alınır.

 

Madde 20- Her derecedeki sicil amirlerinin 657 sayılı Dev.Mem.Kanunu ve bu yönetmelik hükümlerine uygun olarak memurlar hakkında sicil raporlarında yaptıkları değerlendirmeler, birbirinden bağımsız ve 16.madde hükümlerine göre etkili ve geçerlidir. memurların sicil notu sicil amirlerince takdir olunan raporların aritmetik ortalamasına göre tesbit edilir. Ancak 1. ve 2.  sicil amirlerince yapılan değerlendirmelerin memurun sicilin olumlu veya olumsuz olmasına tesir etmesi veya ortalama sicil notu aralarında 10 veya daha fazla fark olması halinde varsa 3. sicil amirinin kanaatine müracaat edilir ve 3.  sicil amirinin değerlendirmesi esas alınır.

 

Madde 21- Yetersiz olarak değerlendirilmiş memurlar, bu duruma sebep olan kusur ve noksanlarını gidermeleri için sicil raporlarının bunların muhafazası ile görevli makamlara en son teslim tarihi takip eden 1 ay içinde atamaya yetkili amirlerce gizli bir yazı ile uyarılırlar.

 

Madde 22- 21. madde uyarınca uyarılan memurlar,uyarı yazısını tebellüğ ettikleri tarihi takip eden 1 ay içinde atamaya yetkili amirlerine itirazda bulunabilirler.

 

Madde 23- İtirazlar uyarı yazısında belirtilen kusur ve noksanlara karşı yazılı olarak yapılır.

Madde 24- İlk defa üst üste olumsuz sicil alan memurlar başka bir sicil amirinin emrine atanırlar. Burada da olumsuz sicil almaları halinde memuriyetle ilişkileri kesilerek hakkında T.C. Emekli sandığı kanunu hükümleri uygulanır.