24. MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI ARŞİV HİZMETLERİ YÖNETMELİĞİ

 

MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI ARŞİV HİZMETLERİ HAKKINDA YÖNETMELİK

 

Madde 1- Bu yönetmeliğin amacı, Bakanlık, taşra ve yurt dışı teşkilatı ile bağlı kuruluşlar merkez ve taşrada bulunan arşiv hizmetleri ve ileride arşiv hizmetleri haline gelecek arşivlik malzemesinin tesbit edilmesini herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba uğramasını ve gerekli şartlar altında korunmaları temini ve ilim hizmetinde değerlendirilmesini muhafazasına lüzum görülmeyenlerin ayıklama ve imhasına dair usul ve esasları düzenlemektir.

 

Madde 2- Bu yönetmelik M.E.B. nın merkez,taşra ve yurt dışı teşkilatı ile bağlı kuruluşların merkez ve taşra teşkilatındaki arşiv hizmetlerine dair hükümlerin yürütülmesini sağlar.

 

Madde 5- Birimler belirli süre saklanacak arşiv malzemeleri için "Birim Arşivlerini" Bakanlık ise daha uzun bir süre saklanacak arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme için "Bakanlık Arşivini"kurar.

 

Madde 6- Bakanlık ve birimler ellerinde bulundurdukları arşiv malzemesi ile arşivlik malzemesi her türlü zararlı tesir ve unsurlarda, korumak mevcut asil düzenleri içinde tasnif edip düzenlemek zorundadır.

a)Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, her türlü hayvan, haşarat tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınması,

b)Yangına karşı, yangın söndürme cihazını, yangın talimatı çerçevesinde daima çalışır durumda bulundurulmasından,

c)Arşivin her bölümünde uygun yerlerde hiprometre bulundurmak suretiyle rutubetsiz

%50-60 arasında tutulmasından,

d)Fazla rutubeti önlemek için cihaz veya kimyevi madde bulundurulmasından,

e)Yılda en az bir defa mikro organizmalara karşı koruyucu tedbirler alarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesinden,

f)Işık ve havalandırma tertibatının düzenlenmesinden,

g)Işığın mümkün olduğu kadar sabit tutulmasından sorumludurlar.

 

Madde 7- Birimler, ellerinde bulunan ve cari olduğu dönemde gizli kabul edilmiş ve halen bu özelliklerini devam ettiren arşiv malzemelerinin gizliliği ilgili birimin görüşü alındıktan sonra Bakanlık arşivi hizmetlerinin yürütülmesinden sorumlu amirin teklifi ve Bakanlığın onayı ile kaldırılır.

 

Madde 8- Her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzeme birimlerince gözden geçirilir. İşlemi tamamlananlar işlemi devam edenler ve işlemi sona ermiş olmasına rağmen elinde bulundurulması gerekenler şeklinde ayrıma tabi tutulurlar. Ayrım işlemlerini müteakip arşive devredilecek malzeme ilgili birimlerde işin ve malzemenin özelliğine göre;

a)Birimi, b)İşlem yılı(Teşekkül ettiği yıl), c)Konu ve işlem itibariyle ardiyeti, d)Ardiyet içerisindeki tarih sıra numarası esas alınmak suretiyle esas alınır.

     Ancak, istisnai bir kaide olarak sicil dosyaları sicil numarası esas alınmak suretiyle esas alınır. Arşivde buna göre bir yerleştirme yapılır

     Ayrıca verilen hizmet itibariyle, özellik arzeden arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme birimleri kendi üniteleri arasında mutabakat sağlanması ve dosya planında dikkate alınarak hizmetin şekli ve malzemenin türüne göre geliştirilecek geçerli bir sistem içinde hazırlanır ve yerleştirmesi yapılır.

     Gizlilik dereceli kamu evrakı ait olduğu dairesinde gizliliği kaldırılmadıkça bu hürriyeti devam eder. Gizliliği kaldırılırsa malzemeye "Gizliliği kaldırıldı" damgası vurulur.

 

Madde 10- Resmi gazete, tebliğler dergisi, kitap, broşür vb. ilgili birimlerde muhafaza edilir.

 

Bakanlık Arşivine Devredilecek Malzemelerin Ayrılması:

Madde 11- Birim arşivlerinde saklanma süreleri tamamlanan malzemenin imha edilecekler dışında kalanlar aşağıda belirtilen düzen içinde "Bir üst hizmet birimine devredilecek olanlar" şeklinde ayrılarak;

a)Okul vb. kurumlar, İlçe M.E.Müdürlüğüne; başlarda İl M.E.Müdürlüğüne,

b)Yurt müdürlükleri Y.D.K. ve yurtlar kurumu genel müdürlüğüne,

c)Bakanlık merkezindeki birimler, bağlı kuruluşlar, yurt dışı teşkilatı birim-

leri ve İl Milli Eğitim Müd.'de bakanlık arşivine devrederler.

 

Bakanlık Arşivi Hizmetleri:

Madde 14- Aynı tür arşiv malzemesi, aynı forma kaydedilir. Değişik türde arşiv malzemesi bulunması halinde, her biri için ayrı form düzenlenir.

Teslim edilen arşiv malzemesi formunun üzerindeki:

a)"Birim" bölümüne arşiv malzemesini devreden birimin adı,

b)"Türü" bölümüne dosya, defter, form, plan, program, model, film, ses bandı ve bunun gibi olduğu,

c)"İşlem Yılı" bölümüne her dikdörtgenin içine sıra ile kurum, birim, alt birim kadroları yanındaki "kutu" ve "dosya" bölümünde kutu ve dosya numarası, d)"Sıra Numarası" bölümüne evraka verilen sayı,

f)"İşlem Tarihi" bölümüne gün, ay, yıl olarak aldığı tarih,

g)"Sayı" bölümüne evraka giren sayı,

h)"Gizlilik Derecesi" bölümüne evrakın gizli olup olmadığı,

ı)"Konusu" bölümüne bu evrakın konusunu ifade edecek kısa açıklama,

i)"Adedi" bölümüne dosyalar için toplam yazı sayısı, defterler için de toplam sayfa sayısı,

j)"Açıklama" bölümüne yıpranma, eksiklik gibi devir edilecek arşiv malzemesi ile ilgili olarak yapılması gerekli açıklamalar,

k)"Evrak Sıra Numarası" bölümüne evrakın dosya içindeki sıra numarası yazılır.

 

Arşivden Yararlanma:

Madde 16- Arşiv malzemesinin aslı hiçbir sebep ve suretle arşivden veya bulundukları yerden dışarı verilmez.

     Ancak devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde usulüne göre örnekler verilebilir. Yahut mahkemelerce tayin edilecek bilir kişiler veya ilgili dairelerce görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir.

 

Yaralanma Usul Ve Esasları:

Madde 17- Araştırmaya açık arşiv malzemesinde yerli veya yabancı gerçek ve tüzel kişilerin yararlanması, yürürlükleri, arşiv malzemesi örneklerinin verilmesi, Bakanlar Kurulunca tesbit edilir, usul ve esaslara göre yapılır.

 

 

 

Bakanlık Ve Birim Arşivlerinde Saklanma Süresi.

Madde 20- Arşivlik malzemesinin birim arşivlerinde bekletilme ve saklama süresi 1-5 yıldır. Arşivlik malzemesinin Bakanlık arşivinde bekletilme ve saklanma süresi 10-14 yıl arasındadır.  Ancak daha uzun süre saklanacak malzemeler ve bazı malzemelerin birim arşivinde bekletilme ve saklama süreleri bu yönerge ile tesbit edilir.

 

Ayıklama Ve İmha Komisyonlarının Görev-Yetki Sorumluluğu:

Madde 24- Ayıklama ve imha komisyonları her yılın mart ayında çalışmaya başlar. Kullanılması ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemeyi ayıklamaya tabi tutanlar imha listesini hazırlarlar.

     Komisyon kararları oy çokluğu ile alınır. Komisyonun oy çokluğu karar verebileceği durumlarda komisyon başkanının oy verdiği tarafın kararı esas alır.

 

İmha Edilecek Malzemenin Ayıklanması:

Madde 29- İmha edilecek malzemenin içindeki iğne, raptiye, tel gibi madeni cisimler ve karbon kağıtları ayıklanır. Kullanma imkanı bulunan klasör ve dosyalar ayrılır.

 

İmha Tutanağı:

Madde 30- İmha işlemi düzenlenecek 2 nüsha tutanakla tesbit edilir. Bu tutanak ayıklama imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından düzenlenir.

 

Tereddütlerin Giderilmesi:

Madde 32- Ayıklama ve imha işlemleri ile ilgili tereddüt edilen konularda birimler Bakanlığın, Bakanlık ta Başbakanlığın görüşünü talep eder. Ayrıca bir yönerge ile tereddütlerin giderilmesi sağlanır.